ขั้นตอนการดำเนินการ
1. งานนิติกรรมสัญญารับเรื่อง/เอกสารการจัดซื้อ/จ้าง พร้อมเอกสารประกอบต่าง ๆ เพื่อให้จัดทำสัญญาจากงานพัสดุ กองคลัง
2. นิติกรตรวจสอบเอกสาร โดยมีรายละเอียดดังนี้
2.1 ตรวจเอกสารในกระบวนการจัดซื้อ-จัดจ้าง
เอกสารขออนุมัติดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างและรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง จะต้องมีชื่อรายการถูกต้องตรงตามชื่อรายการที่งบประมาณตั้งไว้ รายละเอียดในรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง เรื่องราคากำหนดระยะเวลาส่งมอบของหรือระยะเวลาดำเนินการ ระยะเวลารับประกัน รายการของแถมหรือข้อตกลงพิเศษ
(ถ้ามี) ต้องไม่ขัดแย้งกับรายละเอียดในเอกสารเสนอราคา ประกาศ ข้อกำหนด และรายละเอียดครุภัณฑ์หรือรายละเอียดการจ้างแนบท้ายที่มหาวิทยาลัยกำหนด นอกจากนี้เอกสารการเสนอราคาต้องมีการลงนามประทับตรา (ถ้ามี) ของผู้เสนอราคาทุกแผ่น ส่วนประกาศ ข้อกำหนด และรายละเอียดครุภัณฑ์หรือรายละเอียดการจ้าง ต้องมีลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจลงนามกำกับทุกแผ่นด้วย
2.2 ตรวจเอกสารคู่สัญญา
2.2.1 ในกรณีบุคคลธรรมดา มีเอกสารและหลักการตรวจสอบ ดังนี้
- สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน ตรวจสอบรายละเอียดบัตร เช่น วันหมดอายุ
- สำเนาทะเบียนบ้าน ตรวจสอบรายละเอียดให้ถูกต้องตรงกับบัตรประชาชน
2.2.2 ในกรณีนิติบุคคล มีเอกสารและหลักการตรวจสอบ ดังนี้
- ใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนบริษัท จะตรวจสอบชื่อนิติบุคคลให้ตรงกับหนังสือรับรองของนิติบุคคล
- หนังสือรับรองของนิติบุคคล ชื่อนิติบุคคลตรงกับใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนบริษัทเป็นหนังสือรับรองฯ ที่ออกภายในเวลา 6 เดือนก่อนวันเริ่มสัญญาหรือลงวันที่วันเดียวกับวันเริ่มสัญญา มีวัตถุประสงค์ในการดำเนินการตามสัญญาและมีรายละเอียดวัตถุประสงค์แนบท้ายครบจำนวนข้อตามที่ระบุ
ในหนังสือรับรองฯ นั้น นอกจากนี้ยังตรวจวันที่ด้านบนหนังสือรับรองฯ และลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ผู้ออกหนังสือรับรองฯ ต้องถูกต้องตรงกันทุกแผ่นด้วย
- ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) ชื่อนิติบุคคลตรงกับใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนบริษัทและหนังสือรับรองของนิติบุคคล
- หนังสือมอบอำนาจต้องมีรายละเอียดข้อความสำคัญตามแบบหนังสือมอบอำนาจ และลงลายมือชื่อผู้มอบอำนาจผู้รับมอบอำนาจและพยาน 2 คนครบถ้วน รวมทั้งมีตราประทับนิติบุคคล เว้นแต่นิติบุคคลนั้นไม่จำต้องมีการประทับตราในการผูกพันตามหนังสือรับรองของนิติบุคคล ติดอากรแสตมป์
ครบถ้วน
- สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้ลงนามสัญญาหรือผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจในกรณีมีการมอบอำนาจ พร้อมลายมือชื่อรับรองสำเนาของเจ้าของบัตร
- เอกสารแสดงการจดทะเบียนรูปแบบตราประทับของนิติบุคคล
2.3 ตรวจเอกสารหลักประกันสัญญา มีเอกสารและหลักการตรวจสอบ ดังนี้
2.3.1 ใบเสร็จรับเงิน เป็นใบเสร็จรับเงินที่ออกโดยงานการเงิน กองคลัง มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ วันที่ออกใบเสร็จต้องออกก่อนหรือวันเดียวกับวันเริ่มสัญญา จำนวนเงินหลักประกันไม่น้อยกว่าร้อยละห้าของมูลค่าทั้งหมดของสัญญา ชื่อผู้จ่ายเงินต้องเป็นชื่อคู่สัญญาที่ถูกต้อง วันที่ในตรากับวันที่ออกใบเสร็จต้องตรงกัน รายการรับเงินต้องอ้างชื่อสัญญาเลขที่สัญญาและวันเริ่มสัญญาให้ถูกต้อง
2.3.2 หนังสือค้ำประกัน ต้องออกโดยองค์กรหรือสถาบันการเงินตามข้อ 141 (3) และ (4) แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ.2535 ตลอดจนมีข้อความตามแบบหนังสือค้ำประกันที่กรมบัญชีกลางกำหนด วันที่ออกหนังสือค้ำประกันต้องออกก่อนหรือวันเดียวกับวันเริ่มสัญญา จำนวนเงินหลักประกันไม่น้อยกว่าร้อยละห้าของมูลค่าทั้งหมดของสัญญา ตรวจความถูกต้องของรายละเอียดในหนังสือค้ำประกัน ระบุชื่อคู่สัญญา ชื่อสัญญา เลขที่สัญญา ชื่อมหาวิทยาลัย วันสิ้นสุดการรับประกัน รวมทั้งแสดงตราประทับธนาคาร นอกจากนี้ต้องติดอากรแสตมป์หรือจ่ายค่าอากรแล้วให้ครบถ้วน
2.3.3 พันธบัตร เป็นพันธบัตรรัฐบาลไทย ต้องมีหนังสือให้ความยินยอมให้ใช้เป็นหลักประกันจากเจ้าของพันธบัตร นำพันธบัตรไปสลักหลังจำนำตามหลักเกณฑ์ของธนาคารแห่งประเทศไทย
2.4 ตรวจเอกสารงบประมาณ และการผูกพันงบประมาณ โดยชื่อรายการต้องตรงกับเอกสารในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมด และวงเงินที่จัดซื้อจัดจ้างได้ต้องอยู่ในวงเงินงบประมาณ
2.5 ตรวจรายละเอียดครุภัณฑ์หรือรายละเอียดการจ้างกับเอกสารแนบท้ายประกาศหรือข้อกำหนดของมหาวิทยาลัย โดยเปรียบเทียบเอกสารเสนอราคาของคู่สัญญา
2.6 ตรวจสอบเอกสารที่จะนำมาใช้เป็นผนวกสัญญา แบบรูปรายการ แคตตาล็อค ชี้สถานที่่ต้องถูกต้องตรงกันทั้งต้นฉบับและผนวกทั้ง 2 ชุด
ในกรณีที่เอกสาร ไม่ถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์ ในหลายประเด็นหรือเป็นประเด็นที่สำคัญงานนิติกรรมสัญญาจะแจ้งให้งานพัสดุทราบและดำเนินการแก้ไข โดยมีบันทึกข้อความพร้อมส่งเอกสารกลับคืนไปที่งานพัสดุ แต่หากเป็นกรณีปัญหาเล็กน้อยงานนิติกรรมสัญญาจะแจ้งให้พัสดุดำเนินการแก้ไข
ด้วยวาจาและดำเนินการจัดทำสัญญาไปพลางก่อนเพื่อความรวดเร็วในการจัดทำสัญญาเรื่องนั้นๆ หากกรณีตรวจสอบเอกสารแล้วปรากฏว่าเอกสาร ถูกต้อง ครบถ้วนสมบูรณ์ หรืองานพัสดุได้แก้ไขปัญหาด้านเอกสารให้ถูกต้องครบถ้วนแล้วงานนิติกรรมสัญญาจะดำเนินการในขั้นตอนที่ 3 ต่อไป
3. การร่างและพิมพ์สัญญา
งานนิติกรรมสัญญาจะร่างสัญญาและพิมพ์สัญญาในแต่ละเรื่องไว้ก่อนเพื่อรอเอกสารที่ครบถ้วนสมบูรณ์เพื่อประกอบการจัดทำสัญญาต่อไป
4. การเรียกคู่สัญญา/ตีตราสาร
กรณีเอกสารต่าง ๆ เกี่ยวกับสัญญานั้น ๆ และเอกสารประกอบการจัดทำสัญญา ครบถ้วนสมบูรณ์แล้ว หรือกรณีงานพัสดุได้ดำเนินการแก้ไขให้ครบถ้วนสมบูรณ์และส่งเอกสารให้งานนิติกรรมสัญญาแล้วงานนิติกรรมสัญญาจะได้ประสานงานกับคู่สัญญาเพื่อให้เข้ามาลงนามสัญญาและหากเป็นสัญญาจ้าง
ที่ต้องนำสัญญาไปตีตราสาร งานนิติกรรมสัญญาจะบริหารจัดการให้คู่สัญญานำสัญญาไปตีตราสารภายในกำหนดเวลาตามกฎหมายและเมื่อคู่สัญญานำสัญญาที่ตราสารแล้วมาคืน จะต้องตรวจสอบว่าตราสารนั้นถูกต้องหรือไม่ด้วย
5. การตรวจและลงนามกำกับในฐานะพยาน
เมื่อคู่สัญญาลงนามเรียบร้อยแล้วเจ้าหน้าที่งานนิติกรรมสัญญาจะได้ตรวจสอบเอกสารสัญญาและเอกสารแนบท้ายสัญญาอีกครั้งหนึ่งพร้อมลงนามในฐานะพยานและเสนอให้หัวหน้างานนิติกรรมสัญญาตรวจพิจารณาและลงนามเป็นพยาน
6. การเสนอผู้บริหารลงนาม
งานนิติกรรมสัญญาจะเสนอเรื่องให้ผู้อำนวยการกองนิติการตรวจพิจารณาและกองนิติการจะเสนอให้รองอธิการบดีหรือผู้ช่วยอธิการบดีผู้มีอำนาจลงนามสัญญาต่อไป
7. การตรวจเอกสารสัญญาก่อนส่งคืนงานพัสดุ
เมื่อผู้บริหารพิจารณาและมีการลงนามสัญญา และได้สัญญาฉบับสมบูรณ์แล้ว กองนิติการ ท่าพระจันทร์ จะส่งเอกสารกลับมาที่งานนิติกรรมสัญญา เมื่อได้รับสัญญาที่ลงนามเรียบร้อยแล้วจากกองนิติการ ท่าพระจันทร์ งานนิติกรรมสัญญาจะตรวจสอบความเรียบร้อยของเอกสารสัญญาและส่งสัญญาที่จัดทำแล้วเสร็จพร้อมคืนเอกสารทั้งหมดกลับไปที่งานพัสดุเพื่อจ่ายสัญญาคู่ฉบับและดำเนินการต่อไป
ข้อแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดทำสัญญาทางพัสดุของราชการ
เอกสารที่ใช้ประกอบการจัดทำสัญญา :
1. หนังสือมอบอำนาจ (ถ้ามี)
2. สำเนาบัตรประจำตัวของผู้มอบและผู้รับมอบอำนาจ
3. หลักประกันสัญญา
4. หนังสือรับรอง (การจดทะเบียนจัดตั้งนิติบุคคล)
5. ใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนห้างหุ้นส่วนบริษัท
6. ใบภาษีมูลค่าเพิ่ม
7. เอกสารแสดงการจดทะเบียนตราของนิติบุคคล (แบบบอจ.3 หรือ บอจ.4)
การตรวจสอบเอกสารที่ใช้ประกอบการจัดทำสัญญา :
1. กรณีคู่สัญญาเป็นบุคคลธรรมดา
1.1 การตรวจสอบหนังสือมอบอำนาจให้ลงนามสัญญา มีรายละเอียดคือ
- วันที่มอบอำนาจต้องเป็นวันก่อนหรือวันเดียวกันกับวันเริ่มสัญญา
- ชื่อและที่อยู่ของผู้มอบและผู้รับมอบอำนาจตรงตามบัตรประจำตัวและสำเนาทะเบียนบ้านของ แต่ละคน
- หลักฐานบัตรประจำตัวยังไม่หมดอายุ
- มีการมอบหมายให้ลงนามสัญญา…แทนกับมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
- ชื่อสัญญาต้องตรงตามรายการที่ปรากฏในรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง
- มีลายมือชื่อการลงนามของทุกฝ่ายพร้อมพยานอย่างน้อยสองคน
- ติดอากรแสตมป์ 10 บาทกรณีเป็นการมอบอำนาจให้กระทำการเพียงหนึ่งอย่าง และ 30 บาท กรณีเป็นการมอบอำนาจให้กระทำการมากกว่าหนึ่งอย่าง
- สัญญาต้องระบุว่าเป็น "ผู้รับมอบอำนาจจาก..."
1.2 การตรวจสอบหลักประกันสัญญาที่เป็นใบเสร็จรับเงิน มีรายละเอียดคือ
- วันที่ออกใบเสร็จต้องเป็นวันก่อนหรือวันเดียวกันกับวันเริ่มสัญญา
- มีชื่อคู่สัญญาเป็นผู้วางเงิน มิใช่ชื่อร้านค้าที่ใช้ประกอบการ
- ชื่อสัญญาต้องตรงตามรายการที่ปรากฏในรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง
- วงเงินหลักประกันไม่ต่ำกว่าที่กำหนดไว้ในประกาศเปิดซองหรือระเบียบ ฯ พัสดุ
- มีการลงนามการเก็บใบเสร็จต้นฉบับไว้แล้วด้วย
1.3 การตรวจสอบหลักประกันสัญญาที่เป็นหนังสือค้ำประกันของธนาคาร มีรายละเอียดคือ
- รูปแบบของหนังสือ ฯ ต้องตรงตามตัวอย่างหนังสือค้ำประกันท้ายกฎหมายหรือหนังสือเวียน ของกรมบัญชีกลาง
- วันที่ออกหนังสือ ฯ ต้องเป็นวันก่อนหรือวันเดียวกันกับวันเริ่มสัญญา
- ชื่อสัญญาต้องตรงตามรายการที่ปรากฏในรายงานผลการจัดซื้อ ฯ
- วงเงินหลักประกันไม่ต่ำกว่าที่กำหนดไว้ในประกาศเปิดซองหรือกฎหมาย
- มีลายมือชื่อและตราประทับของผู้ค้ำประกันและพยานครบถ้วน
- ติดอากรแสตมป์ 5 บาทกรณีวงเงินการค้ำประกันไม่ถึงหนึ่งหมื่นบาท และ 10 กรณีวงเงิน ฯ เกินกว่าหนึ่งหมื่นบาท
1.4 การตรวจสอบสำเนาบัตรประจำตัว มีรายละเอียดคือ
- มีลายมือชื่อเจ้าของเอกสารลงนามรับรองสำเนาถูกต้องถูกแผ่นและยังไม่หมดอายุ
1.5 การตรวจสอบใบภาษีมูลค่าเพิ่ม มีรายละเอียดคือ
- มีชื่อคู่สัญญาเป็นผู้ประกอบการ
- มีลายมือชื่อลงนามรับรองสำเนาถูกต้องถูกแผ่น
2. กรณีคู่สัญญาเป็นนิติบุคคล ได้แก่ ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล ห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทจำกัดและบริษัทจำกัด(มหาชน) ฯลฯ
2.1 การตรวจสอบใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนห้างหุ้นส่วนบริษัท มีรายละเอียดคือ
- ชื่อของนิติบุคคลต้องตรงกับหนังสือรับรองและใบภาษีมูลค่าเพิ่ม
- มีลายมือชื่อผู้มีอำนาจของนิติบุคคลลงนามรับรองสำเนาถูกต้องถูกแผ่น
2.2 การตรวจสอบหนังสือรับรอง (การจัดตั้งบริษัท ฯ ) มีรายละเอียดคือ
- มีชื่อนิติบุคคลซึ่งต้องตรงกับใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนห้างหุ้นส่วนบริษัทและใบภาษีมูลค่าเพิ่ม
- มีชื่อผู้เป็นหุ้นส่วนหรือกรรมการ แล้วแต่กรณี
- มีการระบุจำนวนหรือชื่อผู้มีอำนาจลงนามผูกพันนิติบุคคลนั้น ๆ ได้
- มีการระบุทุนจดทะเบียน
- มีที่ตั้งของสำนักงานแห่งใหญ่
- มีจำนวนข้อและจำนวนหน้าวัตถุประสงค์ที่แนบท้ายหนังสือรับรอง
- มีวันที่และลายมือชื่อของนายทะเบียนผู้ออกหนังสือ ฯ
- วัตถุประสงค์ที่แนบท้ายหนังสือรับรองต้องเป็นฉบับที่ออกพร้อมหนังสือรับรองนั้น ดังนั้นจึงต้อง มีจำนวนข้อ จำนวนหน้า วันที่และลายมือชื่อของนายทะเบียนผู้ออกหนังสือ ฯ ตรงตามที่หนังสือ รับรองระบุไว้
- นิติบุคคลต้องมีวัตถุประสงค์เพื่อทำกิจกรรมตามที่ได้เสนอราคา
- มีลายมือชื่อผู้มีอำนาจของนิติบุคคลลงนามรับรองสำเนาถูกต้องถูกแผ่น
- วันที่ออกหนังสือรับรองจะต้องเป็นวันก่อนหรือวันเดียวกันกับวันเริ่มสัญญา กรณีเป็นวันก่อนวัน เริ่มสัญญานั้นอายุของหนังสือรับรองนับตั้งแต่วันที่ออกหนังสือ ฯ จนถึงวันเริ่มสัญญาจะต้องห่าง กันไม่เกินกว่า 6 เดือน
2.3 การตรวจสอบหนังสือมอบอำนาจให้ลงนามสัญญา มีรายละเอียดคือ
- วันที่มอบอำนาจต้องไม่เป็นวันก่อนวันที่ออกหนังสือรับรองและไม่เป็นวันหลังวันเริ่มสัญญา
- ชื่อของนิติบุคคลตรงตามหนังสือรับรอง
- ผู้มอบอำนาจเป็นบุคคลที่หนังสือรับรองระบุให้เป็นผู้มีอำนาจลงนามผูกพันนิติบุคคลนั้น ๆ ได้
- ชื่อและที่อยู่ของผู้มอบและผู้รับมอบอำนาจตรงตามบัตรประจำตัวและสำเนาทะเบียนบ้านของแต่ละคน
- มีการมอบหมายให้ลงนามสัญญา…แทนกับมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
- ชื่อสัญญาต้องตรงตามรายการที่ปรากฏในรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง
- มีลายมือชื่อการลงนามของทุกฝ่ายพร้อมพยานอย่างน้อยสองคน
- ติดอากรแสตมป์ 10 บาทกรณีเป็นการมอบอำนาจให้กระทำการเพียงหนึ่งอย่าง และ 30 บาท กรณีเป็นการมอบอำนาจให้กระทำการมากกว่าหนึ่งอย่าง
- ตราประทับของนิติบุคคล
- สัญญาต้องระบุว่าเป็นผู้รับมอบอำนาจจาก
2.4 การตรวจสอบใบภาษีมูลค่าเพิ่ม มีรายละเอียดคือ
- มีชื่อของนิติบุคคลเป็นผู้ประกอบการ
- มีลายมือชื่อผู้มีอำนาจของนิติบุคคลลงนามรับรองสำเนาถูกต้องถูกแผ่น
2.5 การตรวจสอบสำเนาบัตรประจำตัว มีรายละเอียดคือ
- มีลายมือชื่อเจ้าของเอกสารลงนามรับรองสำเนาถูกต้องถูกแผ่นและยังไม่หมดอายุ
2.6 การตรวจสอบหลักประกันสัญญาที่เป็นใบเสร็จรับเงินหรือหลักประกันสัญญาที่เป็นหนังสือค้ำประกันของธนาคาร มีการตรวจสอบเหมือนข้างต้นทุกประการ
2.7 การตรวจเอกสารแสดงการจดทะเบียนตราของนิติบุคคล (แบบบอจ.3 หรือ บอจ.4)
- ใบรับรองการจดตราควรจะออกพร้อมกับการออกหนังสือรับรอง
- รูปหรือสัญลักษณ์ที่นิติบุคคลได้จดทะเบียนให้เป็นตราประจำต้องเป็นอันเดียวกันกับตราที่ใช้งานจริง
การแก้ไขสัญญา :
1. สัญญาที่ลงนามแล้วจะแก้ไขมิได้ เว้นแต่เป็นความจำเป็นโดยไม่ทำให้ราชการเสียประโยชน์หรือเพื่อประโยชน์ราชการ
2. การแก้ไขสัญญาที่ได้ลงนามไปแล้ว
2.1 ประเด็นที่มักพบในการแก้ไขสัญญาเกี่ยวกับพัสดุ
- การแก้ไขเนื้องาน
- การเพิ่มหรือลดวงเงินตามสัญญา รวมทั้งภาษีต่าง ๆ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นต้น
- การตีตราสารหรือติดอากรแสตมป์เพิ่มเติม ถ้าสัญญาฉบับแรกตีตราสาร การแก้ไขสัญญาที่มีการเพิ่มวงเงินก็ต้องตีตราสารด้วยแม้วงเงินการแก้ไขสัญญาจะไม่ถึงกำหนดให้ตีตราสารก็ตาม
- การเพิ่มหลักประกันสัญญา ให้กำหนดชื่อสัญญาในหลักประกันใหม่โดยใช้รายละเอียดขอสัญญาฉบับแรก
- การเพิ่มค่าปรับ
- การเพิ่มค่าควบคุมงาน(กรณีการจ้างปรับปรุงหรือก่อสร้าง)
- การจ่ายเงินตามงวดงาน และ/หรือเนื้องานในแต่ละงวด
- การขอเปลี่ยนแปลงหลักประกันสัญญา
- การขยายเวลาสัญญา ถ้าสัญญาฉบับแรกระบุเงื่อนไขการขยายเวลาไว้แล้วก็ไม่ต้องแก้ไขอีก
2.2 หลักการสำคัญของการแก้ไขสัญญาการพัสดุ
- ต้องระบุประเด็นการแก้ไขให้ครบถ้วนว่าเดิมเป็นเช่นไรและแก้ไขให้เป็นอะไร หรือกำหนดให้ยกเลิกความ … ข้อ… และตกลงให้ใช้ความใหม่ดังต่อไปนี้แทน … หรือต้องการเพิ่มอะไรซึ่งสรุป ได้ 3 ลักษณะคือ “การเปลี่ยนแปลง” หมายถึง การเปลี่ยนแปลงลักษณะงานจากที่กำหนดไว้ในสัญญาเดิมให้เป็นลักษณะ
งานชนิดใหม่ ซึ่งจะต้องระบุให้ชัดเจนในรายงานผลการขอแก้ไขว่า งานที่เกี่ยวข้องตามสัญญาเดิมคืออะไร และงานที่จะเปลี่ยนแปลงใหม่คืออะไรพร้อมรายละเอียดของงานใหม่โดยครบถ้วน “การเพิ่มเติม” หมายถึง การเพิ่มเติมงานใหม่ที่ไม่ปรากฏในสัญญาเดิมมา ก่อน กรณีเช่นนี้ก็จะต้องระบุให้ชัดเจนว่า
งานชนิดใหม่นี้คืออะไรพร้อมรายละเอียดของงานใหม่โดยครบถ้วน “การยกเลิก” หมายถึง การตัดทอนงานตามสัญญาเดิมโดยไม่มีการทดแทนหรือเปลี่ยนแปลงด้วยงานใหม่แต่อย่างใด
- update เอกสารของคู่สัญญา เช่นหนังสือมอบอำนาจ หนังสือรับรอง (การจัดตั้งบริษัท ฯ)
- ต้องระบุให้สิ่งที่มิได้ถูกแก้ไข คู่กรณีตามสัญญาต้องกลับไปใช้สัญญาเดิมด้วย
- วันเริ่มสัญญาตามข้อตกลงต้องเริ่มก่อนวันสิ้นสุดสัญญาเดิม
- ประเด็นใดที่เคยถูกหยิบยกขึ้นมาแก้ไขแล้ว หากมีการแก้ไขประเด็นเดิมซ้ำอีกก็จะต้องระบุให้ด้วยว่าประเด็นดังกล่าวได้เคยถูกแก้ไขมาแล้ว เช่น "...ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยข้อตกลงฉบับที่..." เป็นต้น
จรรยาบรรณ :
1. การรักษาประโยชน์ของมหาวิทยาลัยเป็นที่ตั้ง
1.1 การคิดล่วงหน้าหรือเห็นประเด็นที่จะเป็นโทษต่อองค์กรหรือผู้บังคับบัญชาล่วงหน้าอันเป็นการพัฒนางานการจัดทำสัญญาด้วยในตัว เช่น ใบเสนอราคามักจะกำหนดเวลาให้มหาวิทยาลัยจ่ายเงิน หรือห้ามมิให้คู่กรณีตามสัญญาระบุวันที่รับคู่ฉบับสัญญาเพื่อขออ้างเป็นเหตุขยายระยะเวลา เป็นต้น หรือเห็นประเด็นที่เป็นประโยชน์ก็อาจจะต้องดำเนินการเพิ่มเติม เช่น การขออนุมัติเพิ่มเติมสิ่งที่คู่สัญญาส่งมอบให้โดยไม่คิดมูลค่า หรือให้ชี้แจงยี่ห้อรุ่น ประเทศผู้ผลิตสินค้าเพิ่มเติมเนื่องจากผู้ขายมิได้กำหนดไว้ในใบเสนอราคา ฯลฯ เป็นต้น
1.2 การตรวจสอบมิให้เอกสารขัดแย้งกับสัญญา เช่น ระยะเวลารับประกันหรือเอกสารแนบสัญญามิได้ระบุรายละเอียดที่องค์กรควรจะได้ เช่นค่าน้ำ หรือเอกสารใดตกหล่นหรือคลาดเคลื่อนจากเดิมก็ต้องรีบทักท้วง
1.3 ตอบคำถามได้ทุกเรื่องในผลงานของตน อาทิ เหตุใดจึงไม่แนบ BOQ ไว้ท้ายสัญญาจ้าง(หลักธรรมาภิบาล หรือ Good Governance เรื่องความรับผิดชอบที่ตรวจสอบได้และความโปร่งใส)
2. การรักษาประโยชน์แก่คู่กรณีอีกฝ่ายหนึ่ง
2.1 ความรวดเร็วและถูกต้องทั้งในเรื่องการจัดทำสัญญา การตรวจรับหรือตรวจการจ้าง การบอก เลิกสัญญาเพื่อให้คู่กรณีได้รับเงินตามสัญญาได้เร็วที่สุด หรือช่วยมิให้ถูกปรับหรือได้รับความเสียหายมากเกินความเป็นจริง
2.2 ไม่ทำให้คู่กรณีต้องถูกปรับค่าตราสาร
2.3 ให้คู่กรณีเดินทางมาติดต่อราชการน้อยที่สุดโดยการใช้อุปกรณ์หรือเทคโนโลยีเข้าช่วย เช่น ให้ส่งแฟ็กซ์เอกสารมาตรวจสอบก่อนเดินทางนำเอกสารมามอบให้ เป็นต้น
ข้อควรระวังของการจัดทำสัญญา :
1. การจัดทำสัญญาต้องเป็นไปตามแบบที่กำหนดในท้ายกฎหมาย
2. แบบสัญญาสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้แต่ต้องกระทำด้วยความระมัดระวังอย่างยิ่ง เช่น ขีดฆ่าหรือตกเติมแก้ไขชื่อสัญญา ผนวกแนบท้ายสัญญา เป็นต้น
3. การประยุกต์ใช้สัญญาจ้างเหมาท้ายระเบียบ ฯ พัสดุแทนสัญญาจ้างเหมาประจำปี เช่น สัญญาจ้างบริหารจัดการอาคารคณะ… เป็นต้น
ให้ระวังเรื่องการรับประกันความชำรุดบกพร่องและการปรับ
4. สัญญาคู่ฉบับทุกเรื่องต้องแนบประกาศมหาวิทยาลัย เรื่อง กำหนดมาตรฐานคุณธรรมและจริยธรรมเกี่ยวกับการจัดซื้อ จัดจ้างของมหาวิทยาลัย “โครงการธรรมศาสตร์ใสสะอาด”
5. ก่อนออกสเปคให้ศึกษาสัญญาที่เกี่ยวข้องก่อนเสมอ
6. ไม่ออกสเปคให้ขัดต่อมติ ครม. และระเบียบใด ๆ และเนื้อหาของสัญญา เช่น การล็อคสเปค เป็นต้นรวมทั้งระมัดระวังการใช้คำที่อาจเข้าใจผิดเช่น ควรใช้คำว่า “ไม่เกิน” แทนคำว่า “ไม่มากกว่า” เป็นต้นหรือไม่ใช้คำที่ขัดกันโดยสิ้นเชิง เช่น “ปรับวันละ… บาท/คน/ผลัด” เป็นต้น หรือการใช้เงื่อนเวลาที่ไม่ชัดเจน เช่น “ผู้รับจ้างต้องเริ่มดำเนินการซ่อมแซมให้แล้วเสร็จภายใน…ชั่วโมงนับแต่ …” เป็นต้น
7. การระบุตำแหน่งผู้ลงนามของมหาวิทยาลัยให้ถูกต้อง อาทิ ปฏิบัติการแทน / รักษาการแทน /รักษาการแทนในตำแหน่ง / ผู้รับมอบอำนาจจาก
8. หนังสือมอบอำนาจช่วง มีหลักการตรวจสอบเหมือนหนังสือมอบอำนาจที่กล่าวข้างต้นทุกประการนอกจากนี้ยังต้องตรวจสอบ
8.1 วันที่ที่จัดทำหนังสือมอบอำนาจจะต้องเป็นวันเดียวกันหรือหลังวันที่ออกหนังสือรับรองของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์
8.2 วันที่ที่จัดทำหนังสือมอบอำนาจช่วงจะต้องเป็นวันเดียวกันหรือหลังวันที่ที่จัดทำหนังสือมอบอำนาจ
8.3 หนังสือมอบอำนาจจะต้องระบุให้อำนาจผู้รับมอบอำนาจสามารถมอบอำนาจช่วงให้ลงนามสัญญาแทนผู้รับมอบอำนาจได้
8.4 เก็บสำเนาหนังสือมอบอำนาจโดยมีลายมือชื่อผู้มอบอำนาจลงนามรับรองสำเนาถูกต้องพร้อมตราประทับของนิติบุคคลด้วย
9. ผู้รับจ้างจะลงมือทำงานก่อนวันลงนามสัญญา (วันเริ่มสัญญา) และก่อนวันทำงานตามสัญญาไม่ได้
10. ผู้ออกหนังสือค้ำประกันจะต้องเป็นธนาคารพาณิชย์หรือสถาบันการเงินที่กฎหมายกำหนดให้เป็นผู้ค้ำประกันได้เท่านั้น และชื่อของ “มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์” จะต้องไม่มีคำว่าท่าพระจันทร์ ศูนย์รังสิต หรือศูนย์ลำปาง ฯลฯ ข้างท้าย
11. สัญญาจ้างควบคุมงานก่อสร้างหรือปรับปรุงจะต้องดำเนินการพร้อมกับสัญญาจ้างก่อสร้างหรือปรับปรุงเสมอ
12. การตีตราสารภายใน 15 วันนับถัดจากวันเริ่มสัญญา มิใช่วันเริ่มทำงานตามสัญญา
13. การจัดทำงวดงาน จะต้องมีสาระสำคัญอย่างน้อย 2 ประการคือจำนวนเงินและเนื้องานซึ่งจะต้องสัมพันธ์กันและได้รับอนุมัติจากมหาวิทยาลัยแล้ว
14. คุณลักษณะหรือสเปคที่คู่สัญญาเสนอต้องไม่ขัดหรือแย้งกับสเปคของมหาวิทยาลัยและรายละเอียดการเปิดซองของมหาวิทยาลัย มิฉะนั้นต้องระบุข้อแตกต่างดังกล่าวไว้ในรายงานผลการเปิดซองทุกครั้งหรือเสนอขออนุมัติแก้ไขใหม่
15. การกำหนดชื่อสัญญาจะต้องสอดคล้องต้องกันทั้งกระบวนการ ได้แก่
15.1 การแต่งตั้งกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง
15.2 เอกสารเกี่ยวกับการเปิดซอง อาทิ ประกาศเปิดซอง ใบเสนอราคา สเปค
15.3 เอกสารของผู้เสนอราคา
15.4 รายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง รวมทั้งการผูกพันงบประมาณรายการนั้นด้วย
15.5 การจัดทำสัญญา
15.6 เอกสารประกอบการจัดทำสัญญา อาทิ หนังสือมอบอำนาจ หลักประกันสัญญา
16. รายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง ฯ นอกจากต้องระบุชื่อรายการให้สอดคล้องดังที่กล่าวไว้แล้วยังต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับคู่สัญญาและรายละเอียดที่คู่สัญญาได้ยื่นเสนอราคาไว้ให้ครบถ้วน รวมทั้งของแถมหรือของบริจาค มิฉะนั้นก็ระบุโยงไว้ในการเสนอราคาของคู่สัญญา
17. การออกสเปคระวังเรื่องการปรับซ้ำซ้อน
18. เอกสารการเสนอราคาของคู่สัญญาต้องมีการลงนามของคณะกรรมการเปิดซองทุกคนทุกฉบับ
19. เอกสารการชี้สถานที่ เอกสารการตัดลดงาน หรือเอกสารใดที่เกิดขึ้นในระหว่างการเปิดซองต้องมีการลงนามของคณะกรรมการเปิดซองทุกคนทุกฉบับและจะต้องได้รับอนุมัติจากมหาวิทยาลัยเสียก่อนนำมาใช้ประกอบการจัดทำสัญญาด้วย
20. การจัดทำสัญญาจะต้องมีงบประมาณรองรับและผูกพันงบประมาณแล้วเสมอ
21. หนังสือค้ำประกันจะจำกัดความรับผิดไม่ได้และจะต้องมีตราประทับของธนาคารเสมอ เว้นแต่จะระบุเพียงลงนามโดยไม่กล่าวถึงการประทับตรา
22. การประกันความชำรุดบกพร่องต้องสอดคล้องกันในทุกขั้นตอนการเปิดซอง
23. กรณีที่ต้องมีการดัดแปลงแบบสัญญาที่กำหนดในท้ายระเบียบ ฯ หากไม่ทำให้ราชการเสียเปรียบ ก็ให้กระทำได้ แต่หากไม่แน่ใจก็ให้ส่งสำนักงานอัยการสูงสุดพิจารณาก่อน
24. กรณีที่ไม่อาจทำตามแบบสัญญาที่กำหนดในท้ายระเบียบพัสดุได้ ต้องส่งให้อัยการสูงสุดพิจารณาก่อน (ซึ่งใช้ระยะเวลาดำเนินการมาก) หรือใช้แบบสัญญาที่เคยผ่านการพิจารณาจากอัยการสูงสุดก็ได้
25. การร่างสัญญาให้ระวังเงื่อนไขกรณีพิพาทและอนุญาโตตุลาการ รวมทั้งเงื่อนไขการจ่ายเงินล่วงหน้า
26. ในขั้นตอนการเสนอราคา หากผู้เสนอราคาได้นำตัวอย่างวัสดุมาเสนอราคาด้วย ในขั้นตอนการจัดทำสัญญาก็ต้องนำตัวอย่างเดียวกันนี้มาแนบท้ายสัญญาด้วย เช่น ตัวอย่างหนังเทียมผ้าม่าน เป็นต้น โดยในขั้นตอนการลงนามสัญญาก็ต้องให้ผู้เสนอราคานั้นประทับตราและลงนามคร่อมตัวอย่างวัสดุดังกล่าวกับเอกสารสัญญาทุกชิ้น
27. ต้องตรวจดูเอกสารที่ได้จากการเปิดซองทุกหน้าและเลือกสำเนาเพื่อแนบท้ายสัญญาเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามสัญญา เอกสารเกี่ยวกับคู่สัญญาในขั้นตอนการเปิดซองไม่ต้องนำมาแนบสัญญา อาทิ หนังสือรับรอง (การจัดตั้งบริษัท ฯ) ,ใบจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ,ใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนบริษัท ฯ สำเนาบัตรประชาชนของผู้ยื่นซอง
28. ตรวจลายเซ็นผู้รับมอบอำนาจที่ลงนามสัญญาและตราของห้างร้านที่ประทับว่าตรงกับที่ปรากฏในหนังสือมอบอำนาจและหนังสือบริคณห์สนธิหรือไม่
29. ตรวจการเซ็นและประทับตราของคู่สัญญาให้ครบทุกหน้า รวมทั้งร่องรอยการแก้ไขสัญญา
30. วันเริ่มสัญญาจะต้องกระทำภายหลังหรือวันเดียวกันกับวันที่มหาวิทยาลัยได้อนุมัติให้จัดทำสัญญาหรืออนุมัติแก้ไขเพิ่มเติมสัญญาแล้วเสมอ
31. กำหนดเวลาคืนหนังสือค้ำประกันสัญญาจ้างควบคุมงานฯ จะต้องหลังวันสิ้นสุดการทำงานของผู้รับจ้างตามสัญญาจ้างเหมา
32. ผู้เสนอราคาตามสัญญาซื้อขาย โดยหลักการแล้วจะต้องระบุยี่ห้อ รุ่นและประเทศผู้ผลิตสินค้าด้วย
33. วันทำงานตามสัญญาจ้างหรือสัญญาใด ๆ ที่กำหนดให้แยกวันเริ่มสัญญากับวันทำงานตามสัญญาได้ โดยปกติแล้วให้เริ่มนับ 1 ของวันทำงานตามสัญญาถัดจากวันเริ่มสัญญาเว้นแต่เป็นความประสงค์ของหน่วยงานให้เป็นอื่น อย่างไรก็ตาม ไม่สามารถกำหนดวันทำงานตามสัญญาก่อนวันเริ่มสัญญาได้
34. ตรวจการลงนามสัญญาต้องเทียบลายเซ็นและตราจากหนังสือมอบอำนาจด้วย
35. วันเริ่มสัญญาตามข้อตกลงต้องเริ่มก่อนวันสิ้นสุดสัญญาเดิมเสมอ มิฉะนั้น อาจต้องขยายระยะเวลาสิ้นสุดสัญญาให้แก่ผู้รับจ้าง ทั้งนี้ เนื่องจากอาจเป็นข้ออ้างของผู้รับจ้างว่า ข้อตกลงเพิ่งลงนามหลังวันสิ้นสุดสัญญาของสัญญาเดิมจะให้ส่งมอบในวันสิ้นสุดสัญญาเดิมได้อย่างไรอีกประการหนึ่ง สัญญาที่เกินกว่า
1 ล้านบาทซึ่งจะต้องสำเนาเรื่องให้กรมสรรพากรและ สตง. ก็อาจจะถูกทั้ง 2 หน่วยงานซักถามเหตุผลที่ต้องลงนามข้อตกลงหลังวันสิ้นสุดสัญญาเดิมได้
36. วันเริ่มสัญญาตามข้อตกลงจะให้กำหนดเป็นวันใดก่อนวันสิ้นสุดสัญญาเดิมนั้น โดยหลักการแล้ววันเริ่มสัญญาตามข้อตกลงต้องเริ่มก่อนวันสิ้นสุดสัญญาเดิมเสมอไม่ว่าจะมีการขยายระยะเวลาหรือไม่ อย่างไรก็ตาม หากข้อเท็จจริงไม่มีการขยายระยะเวลาก็จะต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของวันเริ่มสัญญา
ซึ่งตรงข้ามกับกรณีมีการขยายระยะเวลาที่จะเริ่มสัญญาเมื่อใดก็ได้ก่อนวันสิ้นสุดสัญญาเดิม
37. การแก้ไขสัญญาเพื่อเปลี่ยนแปลงเนื้องาน ต้องมิใช่เป็นเนื้องานที่งอกขึ้นใหม่ที่จะต้องดำเนินการเปิดซองใหม่ เช่น เป็นโครงการในเฟส 2 เป็นต้น มิฉะนั้น อาจมีความผิดในหลายข้อหา เช่น การไม่ดำเนินการตามระเบียบพัสดุ การละเว้นการปฏิบัติหน้าที่ ขัดต่อหลักธรรมมาภิบาลในเรื่องความโปร่งใส เป็นธรรม ฯลฯ
38. ข้อตกลงที่เปลี่ยนแปลงค่าจ้างให้สูงขึ้น ต้องคำนึงถึงระยะเวลาการตีตราสารด้วย รวมทั้งการคิดค่าปรับ ค่าคุมงานใหม่ เพิ่มหลักประกันใหม่ เปลี่ยนจำนวนเงินภาษีใหม่
39. ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างก่อนการรายงานผลอนุมัติจัดซื้อจัดจ้างโดยมีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงสเปคของมหาวิทยาลัย อาทิ มีการลดงานในกระบวนการต่อรองราคาให้ดำเนินการโดยกำหนดให้สิ่งที่จะเปลี่ยนแปลงทุกเรื่องไว้ในรายงานผลอนุมัติจัดซื้อจัดจ้างแทนการจัดทำสเปคมหาวิทยาลัยขึ้นใหม่อีกฉบับ
40. หากมีการบอกเลิกหรือจะมีการบอกเลิกสัญญาต้องรีบประสานงานการคดีโดยเร็ว เนื่องจากมีประเด็นเรื่องเงื่อนเวลาเกี่ยวกับการแจ้ง
ผู้ค้ำประกันสัญญาตามกฎหมายใหม่ที่อาจกระทบต่อประโยชน์ของมหาวิทยาลัยได้
41. การสร้าง "แบบทบทวนการทำงาน (check list)" เพื่อร่วมตรวจสอบกระบวนการตรวจพิจารณาสัญญาให้มีความรัดกุมมากยิ่งขึ้น อาทิ
- สเปคของผู้เสนอราคามีรายละเอียดตรงตามสเปคของมหาวิทยาลัยและข้อกำหนดการเปิดซองของมหาวิทยาลัย
- ในรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้างนั้น คณะกรรมการเปิดซอง ฯ และหัวหน้างานพัสดุระบุชื่อรายการและรายละเอียดต่าง ๆ ตรงตามงบประมาณที่ได้รับ และ ตรงตามใบเสนอราคา อาทิ ราคา จำนวนวันแล้วเสร็จ ภาษี ฯลฯ ถูกต้องครบถ้วนแล้ว
- ใบเสนอราคา สเปคและแคตตาล็อคของผู้เสนอราคามีลายเซ็นคณะกรรมการเปิดซอง ฯ ทุกคนและทุกหน้าแล้ว
- รายงานผลการจัดซื้อจัดจ้างผูกพันงบประมาณแล้ว
- มหาวิทยาลัยอนุมัติให้จัดซื้อจัดจ้างแล้ว
- ถ่ายเอกสารสเปคและแคตตาล็อคการเสนอราคาเพื่อใช้แนบท้ายสัญญาครบถ้วนและลงนามกำกับทุกหน้าแล้ว
- หัวหน้างานพัสดุลงนามข้อกำหนดการเปิดซองของมหาวิทยาลัยและสเปคของมหาวิทยาลัยครบทุกหน้าแล้ว
- จัดทำสารบัญแบบ (ถ้ามี) พร้อมลงนามกำกับทุกหน้าแล้ว
- การกำหนดเลขที่สัญญา และวันที่เริ่มสัญญาถูกต้องไม่ซ้ำซ้อน
